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Étant un processus de transformation numérique, la dématérialisation consiste à convertir des documents physiques en fichiers électroniques. Cette transition vers le numérique simplifie les flux de travail, réduit les coûts de stockage et facilite l'accès aux informations. Du choix des documents à dématérialiser à la gestion des archives numériques, découvrez dans cet article les différentes étapes du processus de dématérialisation.
L’analyse des documents existants et la planification de la dématérialisation
Il existe un certain nombre d’étapes pour réussir la dématérialisation, mais la toute première est l’analyse de chaque information des documents existants et la planification du processus. Cette première étape du processus de dématérialisation permet de déterminer les documents éligibles à la dématérialisation.
Au nombre des documents généralement concernés par la dématérialisation, on distingue : les factures, les contrats, les formulaires ainsi que les documents fréquemment utilisés dans l'entreprise. Après la sélection de ces documents, il est crucial de planifier la mise en œuvre de la dématérialisation en définissant clairement les objectifs, les ressources nécessaires ainsi que les échéances.
La numérisation des documents physiques sélectionnés
Avant la conversion des documents physiques en fichiers électroniques, il faut scanner ces documents à l'aide de scanners professionnels. L’utilisation de ces appareils permet de capturer l'image du document et de la convertir en format numérique, en l’occurrence sous format PDF.
Toutefois, il est impératif de veiller à la haute qualité de la numérisation afin de garantir la lisibilité des documents une fois dématérialisés. Après avoir fini la numérisation des documents physiques sélectionnés, vous devriez les indexer et les classer de manière appropriée.
En fait, l'indexation consiste à attribuer des métadonnées aux fichiers numériques, c’est-à-dire un nom, une date, un type, etc. Le but est de faciliter la recherche et la récupération ultérieures des documents numérisés. Par ailleurs, la classification permet de regrouper les documents en fonction de leur contenu, de leur sujet ou de tout autre critère pertinent pour l'entreprise.
La gestion des workflows
La dématérialisation favorise la rationalisation des flux de travail puisqu’elle automatise certaines tâches. En effet, la gestion des workflows consiste à définir les processus de travail électroniques, à savoir : l'approbation des documents, la signature électronique, la circulation des informations, etc. Les outils de gestion des workflows permettent de suivre le statut des documents, d’envoyer des rappels et de garantir la conformité aux politiques ainsi qu’aux réglementations en vigueur.
En outre, il est impératif de stocker les documents dématérialisés de manière sécurisée et de les archiver correctement. Au fait, les systèmes de gestion de documents électroniques facilitent le stockage des fichiers numériques dans des serveurs sécurisés. Par ailleurs, ils possèdent des fonctionnalités de recherche avancées qui facilitent la recherche et l'accès aux documents archivés. De plus, les options de sauvegarde qu’ils proposent garantissent la préservation des fichiers à long terme.
La sécurité et la conformité des documents numériques
Après la dématérialisation, il est fondamental de mettre en place des mesures de sécurité robustes afin de protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés, les pertes de données ou les cyberattaques. Ces mesures incluent l'utilisation de chiffrement, de pare-feu, d'authentification à deux facteurs, etc.
Aussi, le respect des réglementations et des normes en vigueur concernant la conservation et la gestion des documents électroniques est très important. Il inclut les exigences spécifiques en matière de conservation des données, de protection de la vie privée, de confidentialité et d'intégrité des informations. Les entreprises sont donc tenues de se conformer aux réglementations locales et sectorielles applicables.
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